コロナ禍でも株主総会の開催を中止することは出来ません（バーチャル株主総会の可否は解説をご覧ください）。その代わり、議決権を行使することが出来る株主全員から書面等の提出を受けることで、株主総会を開催したことにすることが可能です。
１ 延期や中止
定時株主総会は、通常、一年に一度開催しなければなりません。しかし、天災や今回のコロナ禍など、定款で定めた時期に定時株主総会を開催することが出来ない状況が生じた場合には、その状況の解消後、合理的な期間内に定時株主総会を開催すれば足りるとされています（法務省のＨＰ「定時株主総会の開催について」より）。
ただし、これは「延期」は認めるものの「中止」を認めるものではないと考えられています。
２ バーチャル株主総会の可否
コロナ禍においては、テレビ会議はもとより、Ｚｏｏｍ、Ｔｅａｍｓ等、Ｗｅｂ会議システムの利用が増えました。では、このようなシステムを使い、株主総会の運営側も参加者もどちらもパソコンやテレビ画面を通してのみ参加するバーチャル株主総会（実際の会場を設けず、バーチャル空間のみで行う株主総会のこと）は、可能でしょうか？ 原則的には不可です。株主総会の開催には、株主の皆さんに「株主総会を開催しますよ」という通知をしますが、そこでは「開催場所」を明確にしなければならず、「バーチャル株主総会」は、株主総会の現実の開催場所が存在しないため、日本国内では認められないと考えられているからです。ただし、上場会社においては、会社法の特例として、「場所の定めのない株主総会」に関する制度が創設され、バーチャル株主総会の開催が可能となりました。この制度を活用する場合には、経済産業大臣及び法務大臣の「確認」を受けることが必要となります。
また、バーチャルオンリーの株主総会が（上場会社を除いて）認められないのは前述のとおりですが、リアルに株主総会を開催しつつ、株主総会に参加又は出席しない株主について、インターネット等の手段を用いて参加又は出席することを許容するハイブリッド型バーチャル株主総会を行うことは認められます。
３ 書面による株主総会の決議
前述のとおり定時株主総会を「中止」することは出来ませんが、株主総会を開催せず、事前に書面等により決議又は報告があったこととみなされる制度があります。これは、事前に株主に対して書面等で総会資料と議案に対する同意書等を送付し、株主が「すべての議案に賛成する旨」の同意書に署名等をして会社に送付することで「株主総会が開催されたことにする」制度です。この場合、株主総会の成立日は、株主全員から同意書が届いた日です。
この制度は、会社法に定められており、定款にその定めがなくても可能です（同様に取締役会も書面による開催が可能ですが、こちらの場合には、定款にその定めがないと出来ませんのでご注意ください）。また、会社への同意は、書面で行う必要があり、口頭で行うこと（例えば、電話や動画など）はできません。そして、「株主全員の同意」が必要なため、反対の意思表示があった場合や白紙保留の方がいる、複数の議案がある場合に一部の議案のみ全員賛成の場合には、全ての議案につき株主総会は成立しませんので注意が必要です。
コロナ禍では、株主総会等の組織運営に悩まれる方も多いのではないでしょうか。もしかしたら定款の見直し等により、より組織運営がスムーズにいくことがあるかも知れません。手続について聞いてみたい、お困りの際には、ぜひお近くの司法書士にご相談ください！
司法書士佐藤事務所
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司法書士 佐藤 圭 氏